Si fa presto a dire segretaria! Ma non hanno mai visto cosa sa fare Donna Paulsen in Suits? Mica solo prendere un paio di telefonate e fissare gli appuntamenti della settimana! Per non parlare di Tony Stark: siamo sicuri che avrebbe salvato il mondo con tanta facilità senza Gwyneth Paltrow al suo fianco?
D’accordo, forse il grande schermo potrebbe distorcere leggermente la realtà, ma tu sai bene che ci vuol ben altro che gli effetti speciali per fare il tuo lavoro alla perfezione! Vecchio stampo con l’agenda nel primo cassetto, lady di ferro alla Margaret Thatcher o assistente devota e taciturna, per accomodarti alla scrivania dell’ufficio ad angolo avrai bisogno di qualcosa in più: una lettera di presentazione da segretaria!
Continua a leggere e imparerai a:
- Scrivere una lettera di presentazione da segretaria.
- Dimostrare le tue migliori capacità.
- Reclinare lo schienale della tua nuova poltrona prima della riunione del pomeriggio!
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Ecco degli articoli che possono aiutarti a creare una cover letter ancora migliore:
- Lettera per uno studio legale
- Esempio lettera di presentazione autocandidatura
- Lettera di presentazione per supermercato
- Lettera motivazionale da addetta alle vendite
- Lettera di presentazione da commessa
- Lettera per autocandidatura senza esperienza
- Lettera motivazionale in Europass
- Lettera di presentazione per il primo impiego
- Lettera per tirocinio universitario
- Lettera di presentazione per Erasmus
- Lettera di presentazione per neolaureato
- Lettera di presentazione da estetista
- Lettera di presentazione addetto alle pulizie
- Lettera di presentazione per Poste Italiane
- Lettera di presentazione parrucchiera
- Lettera di candidatura per IKEA
- Lettera di referenze esempio
Hai bisogno di altre dritte? Dai un'occhiata a tutti gli esempi di lettera di presentazione di Zety e trova l'esempio curriculum perfetto per te!
Ecco un esempio di lettera da segretara preparata ad hoc per te:
Esempio di lettera di presentazione da segretaria
Laura Villata
Via Rafello 21, 20121, Milano (MI)
+39 333 22 11 222
laura.villata@mail.it
linkedin.com/in/lauravillata
Avvocato Mauro Salvetti
Studio Legale Fratelli Salvetti
Piazza Maranelli 12
20121, Milano (MI)
Milano, 25 febbraio 2023
Oggetto: Lettera di presentazione per candidatura a segretaria di studio legale - Cod. 215356
Alla cortese attenzione dell’Avv. Salvetti,
Sono desiderosa di candidarmi alla posizione di segretaria per il vostro prestigioso studio legale. Ho già avuto modo di incontrarla in occasione di un viaggio di lavoro, accompagnando il titolare del mio studio in udienza a Roma e ricordo di essere rimasta molto colpita dalla sua abilità oratoria e dalla sua estrema preparazione.
In qualità di Executive assistant, negli ultimi 4 anni ho lavorato in un illustre studio legale milanese che assiste oltre 400 clienti.
Tra le mie principali mansioni, mi sono occupata di:
- Gestione dell’agenda del titolare dello studio e degli associati e organizzazione dei viaggi nazionali e internazionali.
- Redazione della corrispondenza, con oltre 200 mail gestite ogni giorno con perizia.
- Archiviazione del 95% dei documenti e predisposizione dei fascicoli da depositare in Tribunale o in Consiglio di Stato.
- Costruzione di report settimanali e giornalieri per aumentare l’efficienza dello studio del 30%.
Lavorando con precisione e puntualità, ho fatto di riservatezza e discrezione i miei punti di forza, sviluppando inoltre eccellenti doti diplomatiche e allargando le mie competenze legali: sono allora convinta di essere in grado di ricoprire con soddisfazione una posizione di alto profilo gestionale e organizzativo come quella da voi offerta.
Mi auguro di poterla incontrare dal vivo per presentarle il mio metodo di lavoro e mostrarle come sarei in grado di alleggerire il carico di responsabilità per lei e i suoi associati.
In attesa di un gentile riscontro, la ringrazio per il tempo che mi ha dedicato.
Cordiali saluti,
Laura Villata
Con una lettera di presentazione così, perfino Perry Mason ti assumerebbe nel suo studio al posto di Barbara Hale!
1. Struttura le lettera di presentazione da segretaria
Immagina di dover accompagnare il tuo capo a un importante convegno di medicina chirurgica: ti presenteresti mai con i pantaloni alla zuava e la maglietta di Hello Kitty? Probabilmente no, se il tuo obiettivo non è quello di farti mettere in quarantena.
Allo stesso modo, anche la tua lettera di presentazione da segretaria ha bisogno di un outfit adeguato. In particolare, per rispettare l’etichetta, dovrai spingere la tua candidatura tracciando sezioni ben separate:
- Intestazione della lettera di presentazione
- Oggetto
- Apertura
- Paragrafo centrale
- Chiusura
- Commiato
Capelli in ordine e tailleur elegante sono un must, ma sarà meglio spendere qualche riga anche per il maquillage, curando gli aspetti fondamentali dell’impaginazione:
- Scegli un carattere semplice evitando i corsivi: Arial, Verdana o Times New Roman andranno bene
- Una volta scelto il carattere, imposta una grandezza di 11 o 12 punti e una interlinea a 1,15, così da renderlo ben visibile
- Dai il giusto peso agli spazi bianchi e non sacrificare la visibilità per lo stile: scegli l’allineamento a sinistra e imposta i margini a 2,5 cm per lato
- Non eccedere il limite massimo di tre quarti di pagina: non è il PowerPoint della riunione delle 11.00!
- Salva il tutto in PDF, così da mantenere intatte le tue formattazioni
Ricorda che queste regole di formattazione non cambiano e valgono sia per la lettera in italiano, che qualora tu dovessii creare una lettera di presentazione in spagnolo, una lettera di presentazione in francese o in inglese. Ora che hai gettato le fondamenta, ecco come andare a riempire ciascuna sezione!
2. Inserisci l’intestazione nella tua lettera di presentazione da segretaria
Prima di iniziare, c’è subito una cosa da chiarire: la lettera motivazionale non è la mailing list da inviare al martedì mattina a tutto l’ufficio, ma una presentazione mirata da allegare al tuo curriculum in risposta a una specifica offerta di lavoro!
Questo significa che se intendi candidarti per più posizioni dovrai essere flessibile e spendere un buon quarto d’ora a rimaneggiare la tua lettera di presentazione per agganciare i selezionatori, trovando legami diretti con la tua futura azienda.
Fatta questa premessa, ecco allora un esempio di intestazione della cover letter:
Esempio di intestazione nella lettera di presentazione da segretaria
Mara Lupini
Via Radetti 78, 00199, Roma (RM)
+39 333 44 55 666
mara.lupini@mail.it
linkedin/in/maralupini
Dottoressa Laura Filetti
Responsabile delle risorse umane
Studio Medico SalutePlus
Via Ravennate 25
00199, Roma (RM)
Oggetto: Lettera di presentazione per candidatura a segretaria di studio medico
Come puoi vedere dall’esempio, nella colonna di sinistra inserisci i tuoi dati personali:
- Nome e cognome
- Indirizzo
- Numero di telefono
- Eventuale profilo social, ma solo se ha valenza lavorativa: gli HR vanno a vedere i tuoi social prima di contattarti, quindi attento a quello che pubblichi!
Nella colonna di destra ci sarà invece spazio per il tuo datore di lavoro, ossia colui a cui indirizzare la lettera di presentazione:
- Nome dell’azienda
- Eventuale nome del responsabile delle risorse umane (lo puoi cercare su LinkedIn e farai bella figura)
- Indirizzo
Chiudi questa sezione con l’oggetto, spiegando in dettaglio di che tipo di documento si tratta, il ruolo per il quale ti candidi e eventualmente il numero dell’offerta di lavoro.
Il consiglio dell’esperto: per quanto riguarda la tua email, scegli un indirizzo istituzionale che sia in grado di trasmettere serietà. Ciò vale sia nel caso in cui la lettera sia un allegato, sia nel caso in cui la lettera sia il testo della mail per l'invio del CV. Se tu fossi un dirigente, affideresti documenti riservati a cricetino91@mail.it?
Non esiste lettera di presentazione senza curriculum vitae, ma grazie al builder di CV online di Zety puoi rimediare facilmente! Scopri il modello CV ideale per le tue candidature.
3. Apri la tua lettera di presentazione da segretaria in modo efficace
Grazie alla tua lettera di presentazione da segretaria, avrai i riflettori puntati su di te. Solo per un attimo però. Sai bene infatti che i selezionatori hanno a che fare con decine e decine di candidati: o riesci ad accalappiarli al primo sguardo o il tuo curriculum verrà archiviato ancora prima della pausa caffè.
Nell’apertura, dovrai allora far capire che sei il miglior candidato possibile, puntando sulle tue esperienze lavorative e abilità e dimostrando di conoscere la tua futura azienda.
Ecco un fac simile di lettera di presentazione per capire meglio:
Esempio di apertura per la lettera di presentazione per segretaria amministrativa
| GIUSTO |
|---|
All’attenzione del dottor Marelli,
Sono desiderosa di candidarmi per la posizione di segretaria amministrativa per la vostra azienda multinazionale. Negli ultimi 8 anni ho già ricoperto la stessa posizione per una grande azienda italiana, gestendo con successo i rapporti con fornitori, clienti, commercialisti e banche. Nel corso del tempo ho perfezionato le mie competenze in materia di pianificazione e fatturazione, per offrire a colleghi e clienti un supporto di qualità. |
| SBAGLIATO |
|---|
A chi compete,
Con piacere mi candido per la posizione di segretaria amministrativa per la vostra azienda. Sono sicura di me e affidabile e do sempre il meglio di me sotto pressione. Non mi pongo limiti e voglio crescere e migliorare sempre. |
Per quanto nell’esempio scorretto la lettera di presentazione è generica, senza raccontare le proprie esperienze: esattamente come ha già fatto una gran parte dei candidati prima di te e come farà anche chi verrà dopo.
Dove sta allora la differenza tra te e gli altri?
Se vuoi accomodarti sulla scrivania di mogano all’ingresso dell’ufficio, dovrai invece titillare i selezionatori, tenendo in considerazione questi punti:
- Utilizza le forme di cortesia e parla a una persona specifica.
- Indica per quale posizione hai intenzione di candidarti e ed esempi di competenze personali.
- Dimostra di conoscere la materia.
- Racconta le tue esperienze.
- Trova punti di incontro con la tua futura azienda.
Una volta attirata l’attenzione dei selezionatori, la strada verso la tua nuova poltrona imbottita sarà tutta in discesa!
Scopri di più: Come iniziare una lettera di presentazione
4. Dedica il paragrafo centrale della tua lettera di presentazione da segretaria ai tuoi successi
Perché un datore di lavoro dovrebbe affidare un posto di rilievo proprio a te? Che cosa ti distingue dagli altri candidati?
Di certo non il taglio di capelli o l’altezza del tacco (soprattutto se fai parte di quella piccola percentuali di segretari di sesso maschile), ma tutto ciò che che si nasconde dietro: organizzare appuntamenti, gestire posta elettronica e telefonate, digitare sulla tastiera più velocemente che in Tutti pazzi per Rose, rispondere ai clienti pure in mandarino...
Poi per carità, se riesci a correre da una parte all’altra dell’ufficio con un tacco 12 mentre fai tutte queste cose tanto di cappello!
E a meno che la tua lettera di presentazione sia indirizzata a Vogue o Why Not Model Agency, forse allora in questa sezione sarà meglio concentrarsi su questi punti chiave:
- Non raccontare, ma DIMOSTRA ai selezionatori che sei la persona giusta per quell’impiego.
- Cita le tue esperienze vincenti, aiutandoti con numeri e percentuali per permettere ai recruiter di farsi un’idea su di te in un lampo.
- Descrivi ciò che sai fare, (qui il significato di hard skills), ma cercando anche di andare incontro a necessità e bisogni della tua futura azienda.
- Fai capire al tuo futuro datore di lavoro che non desideri lavorare da nessun’altra parte, non è che poi rischi di mandare una lettera di presentazione per dottorato di ricerca all'azienda.
Ecco come ha cercato di mettersi in mostra la nostra candidata:
Esempi di competenze nella lettera di presentazione autocandidatura segretaria
| GIUSTO |
|---|
| Da 12 anni lavoro a stretto contatto del CEO di una importante azienda multinazionale in qualità di personal assistant. Nel corso del tempo ho acquistato la sua fiducia, ricoprendo sempre più mansioni di responsabilità: al momento mi occupo dell’80% dei report di bilancio dell’azienda, con un risparmio netto delle voci interne del 30%. Inoltre, sono responsabile di un team di 4 segretarie, che si occupa della corrispondenza con oltre 350 clienti e dei rapporti con l’ufficio commerciale. |
| SBAGLIATO |
|---|
| Come segretaria mi occupo principalmente della gestione delle pratiche, rispondo al telefono e alle email e organizzo i viaggi di lavoro all’estero. Inoltre sono responsabile delle comunicazioni interne e del calendario del direttore. |
La differenza è lampante: nell’esempio scorretto, la candidata rimane alla scrivania e fa quello che ogni segretaria sarebbe in grado di fare. Ma tu non sei una segretaria qualsiasi: tu sei quella che entra nell’ufficio del direttore con un calcio alla porta e gli dice che cosa fare (va beh dai, non prenderla proprio alla lettera, era per capirsi!)
Inoltre, ricordati che se mandi la lettera in uno studio all'estero, non puoi affidarti all'Italiano a meno che non sia specificamente richiesto così. Dovrai perciò affidarti ad una lettera di presentazione per autocandidatura in inglese o in un'altra lingua.
Il punto è: devi essere in grado di stupire, di trasferire in questa sezione tutte le tue competenze professionali e i maggiori successi, lasciando trasparire la sicurezza in te stessa e nelle tue qualità.
E dunque se non hai ancora molta esperienza e stai accompagnando questa lettera ad un CV da studente? Puoi dire addio al tanto ambito posto di lavoro? Ma certo che no! Anche in questo caso però, molto dipende da come approccerai questa sezione:
Esempi di competenze nella lettera di presentazione da segretaria senza esperienza
| GIUSTO |
|---|
Da 4 mesi sono impiegata in uno studio dentistico; ogni giorno mi occupo dell’accoglienza di oltre 20 clienti, rispondendo anche a più di 30 telefonate, sempre con passione ed empatia. Nel corso del tempo ho ridotto del 95% gli errori nelle prenotazioni, riuscendo anche a fissare il 20% in più di appuntamenti. Inoltre mi occupo delle attività di archivio e al momento ho digitalizzato oltre 350 pratiche. |
| SBAGLIATO |
|---|
Ho da poco intrapreso una nuova carriera lavorativa in qualità di segretaria in uno studio dentistico, dove mi occupo di gestione dei clienti, fatturazione e attività di archivio. Mi piace lavorare a contatto con medici e pazienti e sto imparando molto. |
Ancora una volta: poco esperienza non significa che non hai successi da mettere in mostra!
Non sottostimare quelle soft skills come le competenze sociali e le capacità e competenze relazionali: il segreto è ancora una volta elevarsi rispetto a tutti gli altri candidati, offrendo ai selezionatori elementi tangibili per un sicuro successo!
Il consiglio dell’esperto: in questa sezione hai l’opportunità di mettere in luce le tue esperienze, ma ricordati sempre di dare preminenza a ciò che è inerente all’offerta di lavoro per la quale ti candidi, tralasciando il resto. E stai attento a non contraddire quanto hai già affermato sul tuo CV!
5. Chiudi la tua lettera di presentazione da segretaria
Arrivato a questo punto, i selezionatori si sono fatti un’idea ben precisa di te: sanno che sai dattiloscrivere alla velocità della luce, hanno capito che rispondi a quattro telefonate e sette email in tre lingue diverse allo stesso momento, che immagazzini dati meglio di un hard disk e che ti piace pure lavorare fino a tardi.
La segretaria dei sogni insomma, quella che fa sembrare facili anche le cose più complicate.
Ma sei vuoi essere sicura di diventare la prossima Debbie Bosanek e portare anche tu una maglietta con su scritto Warren is not available and I have no comment, devi fare in modo che perfino il signor Buffet capisca che tu sei il migliore investimento possibile sul mercato.
E lui sì che se ne intende. Ecco allora un esempio che farebbe sobbalzare anche l’oracolo di Omaha:
Esempio di chiusura della lettera di presentazione da segretaria
| GIUSTO |
|---|
Sarebbe per me un grande privilegio entrare a far parte di una azienda illustre come la vostra, sicura di poter dare un apporto concreto alla gestione della segreteria, organizzando il vostro staff in maniera efficiente e facendo in modo che la dirigenza non si debba occupare di questioni di carattere logistico e gestionale. |
| SBAGLIATO |
|---|
Spero che valutiate la mia candidatura in modo positivo. Sono una gran lavoratrice e so che posso dare molto per la mia futura azienda. Credo in un progetto di crescita e sono sicura che, se ne avrò l’occasione, sarò in grado di ricompensare la vostra fiducia. |
Partendo dall’esempio sbagliato, è facile osservare come la candidata punti tutto su se stessa, dimenticando un piccolo particolare: quali sono le esigenze della sua futura azienda? Che cosa è in grado di offrire? Di che cosa ha bisogno il futuro datore di lavoro?
Intercettare i bisogni del tuo futuro datore di lavoro e dimostrare di avere in mano la soluzione per risolvere i problemi quotidiani ti farà balzare in un lampo in cima alla classifica dei candidati.
Tirando le somme, in questa sezione dovrai allora essere in grado di:
- Dimostrare di conoscere la tua futura azienda e i suoi bisogni.
- Capire le dinamiche aziendali e mostrare come intendi apportare miglioramenti.
- Ricordare ai recruiter quanto potresti essere utile nell’immediato futuro.
- Sfoderare le tue migliori competenze, siano hard o soft skills.
Se lo desideri, in questa sezione potresti anche inserire quella che in marketing viene definita una call to action, una proposta di incontro dal vivo per poter illustrare concretamente qual è il tuo stile di lavoro e cosa potresti offrire in concreto alla tua futura azienda.
Senza contare che al colloquio di lavoro, da buona segretaria, potrai dimostrare le tue abilità di fissare un appuntamento in un lampo!
6. Chiudi la tua lettera di presentazione da segretaria con un commiato
La tua lettera di presentazione è ormai quasi completa, ma l’inghippo è sempre dietro l’angolo e un minimo errore potrebbe ancora pregiudicare la tua candidatura.
Quest’ultima sezione sarà allora dedicata ai commiati che, neanche a dirlo, dovranno essere formali neanche fosse una lettera di ammissione all'università: evita dunque di perderti in un bicchiere d’acqua, facendo la figura di chi cerca buste rotonde per spedire le circolari!
Senza dilungarsi oltre l’orario d’ufficio, ecco come scrivere una lettera di presentazione partendo da un esempio:
Esempio di commiato nella lettera di presentazione da segretaria
| GIUSTO |
|---|
Nel ringraziarla del tempo che mi ha dedicato, le auguro una buona giornata e un buon lavoro.
Cordialmente,
Maria Lalli |
| SBAGLIATO |
|---|
Grazie del vostro tempo, attendo vostre notizie
Arrivederci
Maria |
Come vedi è importante sapere come concludere una lettera di presentazione nella maniera corretta!
Ma dopotutto nel tuo futuro lavoro avrai a che fare con clienti, manager, dirigenti: mica potrai dar loro “del tu” con una bella pacca sulla spalla!
Ricordati dunque di mantenere fino all’ultimo un tono consono alla situazione utilizzando i commiati formali della lingua italiana, primi fra tutti “cordiali saluti”, “cordialmente” e “distinti saluti”.
Alla fine della tua lettera di presentazione, dovrai anche apporre la tua firma. Non è necessario che sia in penna, ma ricordati sempre di firmare per esteso, prima il nome e poi il cognome. Ricorda, che la lettera può essere firmata ma il curriculum non va firmato.
Ora che sai tutto quello che c’è da sapere, corri: il tuo capo ti sta già chiamando all’interfono!
Scopri di più: come fare curriculum
Punti chiave
Rivediamo un momento l’agenda per scrivere una lettera di presentazione per segretaria:
- Inserisci l’intestazione in modo corretto: i tuoi dati sulla sinistra, quelli del datore di lavoro sulla destra.
- Aggiungi un oggetto che chiarisca l’intento della tua lettera.
- Scrivi un’apertura accattivante per catturare l’attenzione dei selezionatori.
- Nel paragrafo centrale aggiungi i tuoi successi e le tue abilità, corredandoli di dati e percentuali.
- Chiudi la lettera di presentazione ricordando all’azienda come potresti essere utile.
- Aggiungi una call to action per spingere i selezionatori a un incontro di persona.
- Scrivi un commiato formale e firmati con nome e cognome.
E con questo è tutto! Sono sicuro che ti sarà utile per il tuo lavoro da segretaria. Visita il nostro sito per trovare altri articoli interessanti su CV e mondo del lavoro. Se ti va, facci sapere cosa pensi di questa guida qui sotto, nella sezione dei commenti! Alla prossima! Ciao!
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