Time Management: come migliorare la gestione del tempo

Procrastinare e rimandare sono i punti critici della gestione del tempo di ognuno. Questo perché è più facile arrendersi al tempo libero piuttosto che organizzarsi bene per massimizzare la propria giornata lavorativa a dovere.

E alla lunga questo inciderà anche sul tuo curriculum vitae. Proprio per questo hai bisogno di scoprire cos'è la gestione del tempo e come migliorarla attraverso impegno e calendarizzazione. In questo articolo scoprirai:

• Come mostrare nel tuo CV le tue capacità di time management
• Un esempio professionale di curriculum ottimizzato per gestione delle tempistiche professionali
• Come migliorare la tua capacità di gestione

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• Hard skills per il CV
• Capacità e competenze relazionali per il curriculum
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Eccoti un valido esempio di come potrai lavorare le tue skill di time management nel CV.

Esempio di Curriculum Vitae con gestione del tempo

Ma come nasce questa skill e come la possiamo classificare?

1. Definire il Time Management

Lo stilnovista per eccellenza della lingua del belpaese, Petrarca, parlava del tempo come di una cosa bella e mortale, che passa e non dura. In un linguaggio ed un contesto aziendale, il tempo è valutato come un asset messo a disposizione da tutti i dipendenti.

Spesso e volentieri utilizziamo il tempo come una delle unità di misura per la valutazione delle performance in termini di:

• Efficienza: Espressione quantitativa del rapporto tra input e ouput
• Efficacia: Espressione qualitativa dello stesso rapporto

A dare una chiara definizione di tecniche di time management fu Marion Haynes, che teorizzava le quattro leve della gestione del tempo:

• Attività ed Impegno: Valutazione del modo in cui si impiega il tempo. Capacità di valutazione del tempo richiesto per le varie attività
• Organizzazione: Sapere distinguere tra il tempo sotto il nostro controllo ed il tempo che non possiamo avere sotto controllo
• Time Thinking: Ottimizzare l’uso del tempo a disposizione
• Benessere: Sapere utilizzare il tempo a propria disposizione per soddisfare i propri bisogni

Ogni unità di misura della gestione del tempo ci ricorda che il tempo, proprio come diceva Petrarca 750 anni fa, è una misura oggettiva ed incontrollabile. Ma allo stesso tempo, è possibile controllare se stessi per gestire al meglio il tempo a nostra disposizione.

La gestione del tempo come competenza

Il Time Management è una competenza relazionale e trasversale, legata strettamente a un individuo e quindi per sua natura trasferibile. Queste competenze vengono chiamate anche soft skills per il CV, e sono una componente fondamentale di ogni candidatura.

Differentemente da alcune soft skills che dipendono dal grado di esperienza accumulato nel tempo, le tecniche di time management sono implementabili da tutti: sia per il CV di uno studente, che per un professionista esperto.

Aver frequentato un corso di time management, aver partecipato a delle esercitazioni di time management sono grandi plus per la tua candidatura, dato che la gestione del tempo aumenterà il tuo grado di spendibilità professionale.
Consiglio dell’esperto: Queste competenze sono talmente importanti che nel CV in francese vengono spesso separate dalle capacità tecniche. In ogni caso, ricordati che è importante avere un buon mix di soft skills e hard skills in un CV moderno ed efficace.

2. Esempi di time management

• Gestione delle priorità di task ed attività
• Ottimizzazione del tempo
• Definizione degli obiettivi
• Multitasking
• Risoluzione dei problemi
• Strategic Thinking
• Pianificazione delle attività
• Gestione degli appuntamenti
• Gestione dei meeting
• Gestione delle riunioni
• Rispetto delle scadenze

Questa è la lista delle competenze che sono associate quasi sempre al time management. Ricorda che queste capacità non vanno solamente elencate, ma che devono essere mostrate durante l’intero percorso di selezione.

Fai attenzione all’uso di alcune parole nel tuo CV, conosciute come le "ladre del tempo" e che faresti meglio ad evitare:

• Procrastinazione
• Priorità confuse
• Comunicazione inefficace
• Incapacità di delega
• Indecisione
• Interruzioni
• Telefonate
• Meeting prolungati
• Internet e e-mail
• Disordine
• Disordine informatico
• Mancanza di pianificazione del tempo

Rappresentano il rovescio della medaglia e vuoi assicurarti di non avere nessuno di questi atteggiamenti durante il processo di selezione. Senza contare che sono parole da evitare anche durante un colloquio di lavoro.

Per capire come utilizzare queste competenze, soprattutto per quello che riguarda il curriculum, ricorda che queste skill sono particolarmente importanti se specificamente richieste nell’annuncio di lavoro. 

Come implementare le capacità di time management

• Leggere attentamente l’annuncio di lavoro
• Creare una lista di competenze richieste dall’annuncio
• Scrivere una tua lista in cui potrai inserire anche le competenze che abbiamo visto precedentemente
• Incrociare le due liste e inserire nel CV le tue capacità corrispondenti all’annuncio di lavoro

Per sua natura, il time management e tutte le competenze trasversali strettamente correlate alla gestione del tempo vengono incluse all’interno della sezione competenze del CV. Adesso vediamo come inserirle concretamente passo per passo, qualunque sia il CV template che hai scelto.

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3. Creare un CV con Skills di Time Management

Abbiamo già specificato che la sezione competenze professionali o skills è il luogo più adatto e calzante per inserire il time management e tutte le competenze correlate ad esso. Ma in realtà, è possibile inserire queste capacità in altre sezioni:

• Profilo professionale
• Esperienza lavorativa
• Istruzione sul CV
• Sezione extra

Per un totale di cinque sezioni del CV dove potrai mostrare quanto sei efficiente ed efficace con le risorse che hai a tua disposizione. La prima sezione da prendere in considerazione per implementare queste capacità è l’esperienza professionale.

Gestione dei tempi nel Profilo

Il Profilo è la sezione più importante del curriculum. Solitamente è anche l’ultima che viene scritta, nonostante si inserisca tra le informazioni personali e l’esperienza lavorativa (attenzione, non è sempre disponibile nei CV gratis che trovi in rete, ma è davvero davvero cruciale).

Il motivo per cui viene spesso consigliato di scrivere questa sezione alla fine è perché questa sezione, che è l’unica vera sezione discorsiva del CV, deve presentare un massimo di quattro o cinque frasi ad effetto che impressioneranno il recruiter.

Per creare questo effetto dovrai dare sfoggio:

• Dei tuoi più grandi traguardi lavorativi, scrivendo in forma attiva
• In forma quantitativa, ossia attraverso numero di anni di esperienza o miglioramento in termine percentuale o monetario, che hai apportato in azienda

Il profilo può aiutarti a dimostrare non solo quali capacità di gestione del tempo hai, ma come e in che situazione hai usato queste capacità. Vediamo insieme come fare.

Esempi di Time Management nel CV: Sezione Profilo

Il profilo non deve essere striminzito e non deve essere prolisso. 4-5 frasi sono tutto ciò di cui hai bisogno per creare la sezione. Ricorda che dovrai leggere l'annuncio di lavoro per capire quali competenze ed esperienze sono pertinenti con la descrizione dell’annuncio. 

Puoi attingere per questo da tutto il resto del profilo: competenze professionali, sezione extra, istruzione e ed esperienza lavorativa.

Time management nell’esperienza lavorativa

L’esperienza lavorativa è uno dei capisaldi di ogni buon curriculum. Se il profilo serve ad impressionare recruiters e datori di lavoro, l’esperienza serve a cementificare l’idea che tu sia il candidato ideale. 

La tua storia lavorativa va scritta, in forma anti-cronologica, ossia dall’esperienza più recente alla più remota. Dovrai indicare titolo raffigurante i tuoi incarichi, azienda o ente con cui hai avuto una relazione lavorativa e tempi e luogo principale dove hai lavorato.

E’ importante inserire dettagli nell’esperienza:

• Attraverso dei bullet points o elenco puntato
• Per un numero massimo di sei punti per ogni esperienza professionale
• Aggiungendo ai punti dettagli numerici, percentuali o monetari
• In alternativa all’ultimo punto, sottolineando la ripetitività dei tuoi compiti

Ecco come creare questa sezione utilizzando la gestione del tempo

Esempi di time managing nel CV: Esperienza lavorativa

In particolare puoi fare forte riferimento al numero di ore in cui hai svolto cose: trattative, negoziazioni, oppure argomentare che tramite l’implementazione di un processo hai fatto risparmiare tempo (e denaro) all’azienda.
Consiglio dell’esperto: limita il numero di esperienze agli ultimi 15 di lavoro. Se hai meno anni di lavoro sotto la cintura di questi, puoi, in linea di massima, inserire tutto il tuo iter professionale.

Gestire i tempi nell’educazione

L’educazione è un altro caposaldo del curriculum vitae. E’ una sezione fondamentale poiché proprio come caviale e uova di lompo, l’educazione è succedanea all’istruzione nel caso in cui tu abbia poca esperienza.

Se stai scrivendo il tuo primo curriculum, sappi che l’istruzione è una sezione che, allo stesso modo della work experience, segue dei canoni ben precisi. Dovrai infatti inserire:

• Informazioni in forma anti-cronologica
• Dettagli sul titolo per cui hai studiato o per cui stai studiando
• Istituto frequentato
• Anno e mese di inizio e fine del percorso scolastico
• Luogo dove hai studiato

Ecco come strutturare l’educazione

Esempi time managing nel CV: Educazione

L’educazione deve essere molto ricca e dettagliata laddove hai poca esperienza professionale. Come puoi vedere dall’esempio, puoi aggiungere dettagli relativi a corsi extracurriculari o di potenziamento, voti di esami, se rilevanti e pertinenti all’annuncio di lavoro.

Oltre al diploma o alla laurea sul curriculum, puoi ovviamente aggiungere il voto finale. 

Consiglio dell’esperto: Se hai un curriculum da studente ancora in corso, potresti anche sottolineare il periodo in cui hai sostenuto tutti gli esami universitari, che solitamente non coincide con l’esame finale o con la tesi di laurea.

Scrivere le Time Management Skills nella sezione competenze

Abbiamo già visto che per creare questa sezione è importante fare riferimento all’annuncio di lavoro. Nell’annuncio saranno presenti tutte le competenze soft e hard, ossia:

• Soft Skills: Attitudini professionali tipiche della tua persona
• Hard Skills: Insieme di conoscenze teoriche ed abilità pratiche

Questi tutti i tratti che il direttore del personale sta cercando per una determinata figura lavorativa. Un buon mix di queste competenze prese dall’annuncio di lavoro ti garantiranno un colloquio. Vediamo come scrivere la sezione in modo efficace.

Esempi di gestione del tempo nel CV: Competenze Professionali

Come puoi vedere dall’esempio, questa sezione deve essere scritta in forma di lista. Le competenze sono importanti perché saranno letti dal software ATS dell’azienda, ossia un software che viene utilizzato per scansionare i CV che arrivano in azienda.

Dato che ogni posizione aperta ha circa 250 candidature, scrivere in maniera sommaria le tue capacità sotto forma di keyword e utilizzare il lessico dell’annuncio di lavoro, scegliendo le frasi giuste per il CV, aumenterà le tue probabilità che il curriculum passi questo tipo di controllo.

Consiglio dell’esperto: Se vuoi massimizzare le skill, puoi inserire una piccola descrizione relativa al numero di anni di esperienza e come hai usato queste competenze in passato.

Come gestire il Tempo nella sezione extra

La sezione extra è una sezione miscellanea in cui puoi inserire informazioni rilevanti e pertinenti che non hai avuto modo di inserire precedentemente nel CV. In questa sezione ibrida potrai inserire:

• Certificazioni di corsi extracurriculari
• Certificati di lingua
• Volontariato
• Titoli ed onori

E tante, tante altre categorie che non hai potuto inserire per ovvi motivi nelle altre parti del curriculum. Questa è la sezione giusta per inserire un corso di time management, dove hai imparato ad essere produttivo e a sfruttare al massimo possibile il tempo a tua disposizione.

Esempi di Time Management nella sezione extra

Anche qui, proprio come nelle competenze professionali devi essere molto sintetico e dovrai inserire in maniera sintetica il contenuto della sezione.

4. Come migliorare il time management

Per migliorare le tue tecniche di time management, è importante suddividere il tuo tempo, per poterlo così pianificare al meglio:

Tempo indispensabile: quello necessario per mantenere il benessere fisico (mangiare e dormire)

Tempo lavorativo: ossia, quello che spendi rimanendo a lavorare

Tempo libero: quello che ti rimane da usare togliendo i primi due

Molti libri di time management parlano di un decalogo della gestone del tempo.

1. Preparazione 

Il goal setting è una delle esercitazioni di time management più importanti e si articola in direzione del tempo, sforzo ed intensità dell’impegno e del tempo dedicato, perseveranza e sviluppo di strategie

2. Obiettivi-piani azioni

Capendo quali sono gli obiettivi principali è possibile elencare i progetti principali da portare avanti per il raggiungimento degli obiettivi. Spezzettando il progetto in una serie da azioni da compiere, e revisionando il piano periodicamente, avrai una gestione del tempo più efficace.

3. Urgenza e non-urgenza

Organizzare gli obiettivi in modo che siano Specifici, Misurabili, Ambiziosi, Realistici e Temporali, adottando quello che i libri di time management chiamano metodo S.M.A.R.T.

4. Scelta delle priorità

Distingui ciò che devi fare per importanza e urgenza. Fai quanto prima ciò che è importante e urgente, pianifica quando fare le cose importanti e non urgenti, delega ciò che è urgente e non importante e non fare cose che non sono importanti o urgenti.

5. Riduzione

Scegli le priorità e ricordati che l’80% del risultato sta nel 20% del tuo tempo.

6. Ordine

Devi imparare a rimanere concentrato, e a limitare le interruzioni possibili dall’ambiente esterno. E’ importante imparare a dire di no ed evitare il tempo inutile, imparando a delegare ciò che non puoi fare in modo appropriato.

E’ importante organizzare organizzare anche gli spazi di lavoro. Impara ad archiviare informazioni e documenti e per la gestione del cartaceo, via i fogli volanti e dentro una agenda o un file su smartphone o PC per sistemare bozze e pensieri.

7. Disciplina

Per prima cosa è fondamentale conoscere se stessi ed i propri bioritmi per capire in quali fasi della giornata rendi di più e in quali di meno. Cerca di seguire una routine, e di attenertici al massimo possibile. Evita di ridurti all’ultimo minuto e la procratinazione di ciò che devi fare

8. Comunicazione

Comunicare bene equivale a comunicare più velocemente e a farlo in maniera migliore.

9. Assertività

E’ assertivo colui che parla come mangia, ossia che esprime in maniera chiara ed efficace opinioni e che lavora in maniera proficua e guardando il risultato finale come scopo ultimo del proprio lavoro. 

10. Delega

Delegare, proprio come gestire il proprio tempo, è un’arte e una grande qualità. Devi imparare a scegliere la persona giusta che al momento giusto possa dedicarsi a quelle cose per cui non hai tempo. La cosa importante quando deleghi è rendere chiaro al delegato linee guida e risorse per poter lavorare al meglio.

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Punti chiave

Eccoci arrivati alla conclusione di questa guida hai dovuto affrontare tante nuovi concetti. Prima di andare, eccoti un ultimo ripasso:

• La gestione del tempo è una soft skill trasferibile
• Al semplice time management sono collegate tante competenze secondarie
• Ogni punto del CV è buono per poter dimostrare quanto sei efficace nel gestire il tuo tempo
• Puoi accrescere il time management osservando una o più tecniche del decalogo della gestione del tempo

E’ arrivato il momento dei saluti. Ti ricordiamo che se vuoi, puoi lasciarci un commento se hai bisogno di un chiarimento o vuoi un aiuto per come utilizzare il time management efficacemente nella tua candidatura. Alla prossima, ciao!