Time management: tutte le tecniche di gestione del tempo

Rimandare, procrastinare, rinviare... tutte parole che non sono proprio ben viste sul posto di lavoro! Ma come assicurarsi di fare tutto al meglio senza tirarsi il collo e restare alzati fino a notte fonda a compilare report? Giusto, con le giuste tecniche di time management!

In questa guida vedrai:

• Che cos'è il time management.
• Quali sono le migliori tecniche di gestione del tempo.
• Come valorizzare il time management sul curriculum e sul posto di lavoro.

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1. Che cos'è il time management?

Il time management è un concetto essenziale che riguarda la gestione, la pianificazione, l'organizzazione e l'allocazione efficace di tempo ed energie per raggiungere un certo risultato. Sul posto di lavoro come nella vita quotidiana, la gestione del tempo migliora la produttività e ci aiuta a raggiungere il successo.

Tanto che, secondo Marion Haynes, fare buon uso del tempo significa "to get an extra day a week", guadagnare un giorno in più alla settimana!

Tra i benefici del time management, troviamo:

• Chiara definizione degli obiettivi: gestire il tempo nella maniera migliore significa concentrarsi solo su quelle attività che portano un effettivo beneficio, aumentando così le possibilità di successo.
• Riduzione dello stress: rimandare continuamente le attività porta inevitabilmente a un accumulo di compiti da svolgere all'ultimo momento, aumentando il livello di incertezza e di tensione.
• Aumento della produttività: utilizzare il tempo in maniera efficiente permette di completare più attività in un minor tempo.
• Miglior processo decisionale: con più tempo a tua disposizione, hai la possibilità di prendere decisioni meno affrettate e quindi più ponderate.

Il time management fa parte delle competenze trasversali (o soft skills per CV): la gestione del tempo è uno strumento di fondamentale importanza per ogni ambito della carriera lavorativa e a ogni livello. Quando viene coltivato, può influire sulla crescita della carriera: i professionisti che dimostrano una solida gestione del tempo sono considerati più affidabili e competenti. 

Il consiglio dell’esperto: non solo CV italiano! Queste abilità sono talmente importanti che nel CV in francese (e spesso nel CV in inglese) vengono spesso separate dalle competenze tecniche. In ogni caso, ricordati che è importante avere un buon mix di soft skills e hard skills in un CV moderno ed efficace.

2. Quali sono le migliori tecniche di time management?

Esistono numerose tecniche e strategie ottimizzare il tempo e migliorare la tua produttività:

1. Tecnica del pomodoro

Per migliorare la produttività, suddividi il tempo in attività di 25 minuti (il "pomodoro"). Sfrutta tutto il tempo del pomodoro senza fare alcuna interruzione, quindi fai 5 minuti di pausa. Al quarto "pomodoro" puoi fare una pausa più lunga di 15-20 minuti.

2. Matrice di Eisenhower

Questo metodo classifica le attività in base all'urgenza, tra "cose importanti e urgenti", "cose importanti, ma non urgenti", "cose non importanti, ma urgenti" e "cose non importanti e non urgenti". Suddividendo le attività in questi termini, ti renderai subito conto di quali sono le priorità da seguire.

3. Principio di Pareto

Secondo il sociologo ed economista Vilfredo Pareto, il 20% delle attività genera l'80% dei risultati. Questo significa che non tutte le attività hanno lo stesso impatto. Questo principio ti permette di focalizzarti su quelle di maggior valore, stilare delle priorità e delegare le attività non essenziali.

4. Tecnica dei 2 minuti

Questa strategia si fonda su un principio fondamentale: se un'attività può essere completata in meno di due minuti, affrontala senza indugi. Applicando questa tattica, puoi risolvere una serie di compiti brevi immediatamente invece di accumularli nel tempo.

5. Metodo Ivy Lee

Il Metodo Ivy Lee si basa sulla creazione di elenchi di attività. Ogni sera, identifica le sei attività di massima priorità e aggiungile all'elenco delle cose da fare per il giorno successivo. Assicurati che queste attività siano veramente rilevanti e abbiano un impatto significativo sul tuo lavoro. Se non riesci a completare tutte le attività, sposta quelle rimanenti nell'elenco per il giorno successivo. Al termine della giornata, ripeti questo processo.

Naturalmente, esistono numerose altre tecniche disponibili. Tutte hanno il potenziale di essere efficaci, ma gran parte del successo dipende dalle tue preferenze personali. Scopri quella che si adatta meglio al tuo stile per massimizzare la produttività.

Leggi anche: le migliori leadership skills per il CV

3. Le competenze professionali legate al time management

Il time management può dare la svolta alla tua candidatura! Ecco perché, nel tuo curriculum, potresti includere alcune di queste competenze professionali: 

• Gestione delle priorità
• Ottimizzazione del tempo
• Definizione degli obiettivi
• Multitasking
• Risoluzione dei problemi
• Strategic thinking
• Decision making
• Programmazione delle attività
• Gestione degli appuntamenti
• Pianificazione dei meeting
• Rispetto delle scadenze
• Capacità di delega
• Flessibilità
• Autodisciplina

Purtroppo, spesso una lista di competenze non è sufficiente a convincere i selezionatori: se vuoi essere preso (o presa) sul serio e raggiungere il colloquio di lavoro, dovrai anche dimostrare di possedere effettivamente queste abilità!

Come valorizzare il time management sul tuo curriculum?

Per inserire il time management nel curriculum vitae in maniera efficace:

1. Analizza l'offerta di lavoro per capire quali sono le competenze richieste dall'azienda.
2. Crea un elenco delle competenze richieste nell'annuncio.
3. Prepara una lista con le tue migliori competenze legate al time management.
4. Metti a confronto le due liste per individuare le competenze che corrispondono alle richieste dell'annuncio di lavoro.
5.  Nel tuo curriculum, inserisci le competenze di time management che si allineano con le richieste specifiche dell'annuncio di lavoro. 

Con questo approccio, dimostrerai non solo di avere spiccate abilità di gestione del tempo, ma anche di andare incontro alle reali esigenze del tuo datore di lavoro.

Leggi anche: come scegliere il miglior CV template per la tua candidatura

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4. Dove inserire il time management nel tuo CV?

Abbiamo già specificato che la sezione competenze professionali è il luogo più adatto per inserire il time management e tutte le competenze correlate ad esso. Ma in realtà, è possibile inserire queste capacità in altre sezioni:

• Profilo professionale curriculum
• Esperienza lavorativa
• Istruzione e formazione CV
• Sezione addizionale

Vediamole una per una:

1. Il time management nella sezione del profilo professionale

La sezione del profilo, o descrizione personale, è fondamentale all'interno del curriculum, spesso situata tra le informazioni personali e l'esperienza lavorativa. Questo breve paragrafo ti offre l'opportunità di presentarti in maniera concisa e catturare l'attenzione del selezionatore.

Per raggiungere questo obiettivo, è necessario:

• Evidenziare i risultati più significativi ottenuti nel corso della carriera.
• Mettere in mostra le tue competenze.
• Valorizzare i tuoi obiettivi personali sul CV.

Grazie al profilo puoi non solo dimostrare le tue competenze di gestione del tempo, ma anche illustrare in quali contesti e situazioni le hai applicate con successo. 

Esempio di time management nella sezione del profilo

Senza dilungarti eccessivamente, mostra ai selezionatori le tue capacità di gestione del tempo attraverso risultati concreti.

2. Il time management nella sezione dell'esperienza lavorativa

L'esperienza lavorativa costituisce uno dei pilastri fondamentali di un curriculum di successo. Mentre il profilo cattura l'attenzione di reclutatori e datori di lavoro, è l'esperienza professionale che conferma la tua idoneità per il ruolo.

Per descrivere l'esperienza lavorativa nel CV:

• Utilizza elenchi puntati.
• Indica non solo le tue mansioni, ma soprattutti i risultati ottenuti.
• Menziona le tue responsabilità.

Ecco un esempio:

Esempi di time management nell'esperienza lavorativa del CV

Nel tuo curriculum, inserisci le tue esperienze lavorative in ordine cronologico, partendo da quelle più recenti e andando indietro nel tempo. 

Leggi anche: il curriculum vitae senza esperienza

3. Il time management nella sezione dell'istruzione e formazione

Soprattutto se sei alle prese con il tuo primo curriculum, la sezione dell'istruzione riveste un ruolo di cruciale importanza.

Nella sezione dedicata all'istruzione, è necessario includere:

• Il titolo di studio conseguito (o in corso).
• Il nome dell'istituto o dell'ateneo frequentato.
• La data di inizio e di completamento del percorso di studi.
• Il luogo.
• Il voto di diploma o il voto di laurea sul CV (opzionale).

Vediamo come:

Esempio di time management nella sezione dell'istruzione del curriculum

Ricorda che all'aumentare dell'esperienza lavorativa, questa sezione tenderà a diminuire di rilevanza agli occhi dei selezionatori.

Leggi anche: il curriculum da università ancora in corso

4. Il time management nella sezione delle competenze professionali

Come già anticipato, questa è la sezione ideale per inserire le abilità di gestione del tempo nel tuo CV. Crea una lista di competenze, cercando il giusto equilibrio tra competenze specifiche del tuo lavoro e le tue capacità di time management.

Esempio di time management nella sezione delle competenze del CV

Nella tua lista, presta particolare attenzione alle parole chiave: sempre più spesso, le aziende, soprattutto di medie e di grandi dimensioni, si affidano a dei sotware ATS per la valutazione dei CV.

Leggi anche: frasi per CV che funzionano bene

5. Time management nella sezione addizionale del CV

La sezione extra è un paragrafo versatile in cui puoi inserire informazioni rilevanti e pertinenti che non hai avuto modo di aggiungere precedentemente nel CV. In questa sezione ibrida potrai inserire:

• Certificazioni di corsi extracurriculari
• Certificati di lingua
• Volontariato nel CV
• Onoreficenze per curriculum

Questo è anche il luogo ideale per includere un corso di time management, in cui hai acquisito le competenze per aumentare la produttività e sfruttare al meglio il tuo tempo a disposizione.

Esempi di time management nella sezione extra

Non dilungarti eccessivamente: si tratta di una sezione schematica pensata per offrire ai selezionatori qualche informazione addizionale su di te e sulle tue competenze personali.

Leggi anche: cos'è e come costruire un elevator pitch

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Punti chiave

Prima di concludere, ecco un breve riassunto di quanto hai visto in questa guida dedicata al time management:

• Il time management è una competenza trasferibile di grande valore a prescindere dal tuo ruolo e dal tuo livello di esperienza.
• Esistono numerose strategie per migliorare la gestione del tempo, come la tecnica del pomodoro o la matrice di Eisenhower.
• Puoi lasciar trasparire le tue abilità di gestione del tempo in ogni sezione del tuo curriculum.

Grazie per aver speso del tempo per leggere questa guida dedicata al time management. Se hai domande, dubbi o altre richieste lasciaci un commento qui sotto e ti risponderemo al più presto!

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